Backup-ul: ce este, de ce este necesar, cum se realizeaza

În prezent, buna funcționare a oricărei organizații depinde de o corectă administrare a datelor și informațiilor interne. Sistemele de gestionare a clienților, procedurile interne de lucru sau datele de ordin financiar sunt doar câteva exemple de informații fără de care o companie nu ar putea funcționa corespunzător. Dată fiind importanța acestora, stocarea lor într-un mediu sigur, care să permită o accesare facilă, este necesară.

Din această nevoie a apărut și conceptul de backup de date, care presupune stocarea tuturor informațiilor folosite sau care ar putea fi utilizate la un moment dat, într-un mediu dedicat, din care să poată fi extrase cu ușurință oricând este nevoie de ele.

În cele ce urmează, vom vorbi despre ce înseamnă backup, vom detalia motivele pentru care această metodă de stocare a datelor este necesară și vom prezenta modul în care trebuie administrate datele stocate.

• Ce este un backup

• De ce este important să faci backup

• Unde pot fi stocate informațiile, în urma unui backup

• Cum să faci un backup

• Cat de des trebuie să faci backup

• Cum intreții corect un backup de date

Ce este un backup

În termeni simpli, o soluție backup este un instrument destinat stocării constante, pe termen lung, a tuturor datelor unei organizații, pentru a putea fi accesate rapid, la nevoie. De menționat este faptul că un sistem de stocare backup funcționează independent de celelalte dispozitive utilizate în interiorul companiei, astfel încât să reprezinte o soluție sigură și accesibilă, chiar și în cazul unui eveniment neprevăzut care ar putea compromite celelalte device-uri.

Totuși, conceptul de backup nu presupune mutarea datelor de pe un dispozitiv pe un altul, ci realizarea unei copii a acestora, care va fi depozitată, în siguranță, pe un mediu de stocare distinct. Evident, în cazurile în care este vorba despre un volum mare de date, care nu pot fi stocate pe dispozitivele folosite în activitățile de zi cu zi, sistemele de backup pot fi utilizate și pentru arhivarea acestor informații, spre a fi accesate pe viitor, la nevoie.

De ce este important să faci backup

Deși, în urmă cu câțiva ani, backup-ul datelor era mai mult opțional, fiind folosit, de regulă, de către companiile mari, în prezent, acest sistem de depozitare a informației a devenit relevant pentru orice organizație. Volumul mare de date, valoarea pe care acestea o au pentru companie și nevoia de centralizare a informațiilor au transformat soluțiile back într-o adevărată necesitate, de care depinde buna funcționare a unei companii. Iată principalele motive pentru care este necesar să faci backup fișierelor tale:

Pentru a preveni evenimentele neprevăzute

Atunci când conduci o echipă cu membri care, prin activitatea lor, generează date, trebuie să iei în calcul că, în orice moment, unul dintre dispozitivele de pe care aceștia lucrează ar putea suferi defecțiuni, iar datele, traduse în ore de muncă prestate de angajați, ar putea fi pierdute definitiv. Aceeași pierdere de date poate surveni și în cazul unui eveniment neprevăzut precum o catastrofă naturală sau în caz de furt al echipamentului de lucru. De asemenea, în cazul unei erori umane, date importante pentru companie pot fi pierdute definitiv.Deoarece niciunul dintre aceste evenimente neprevăzute nu poate fi prevenit în totalitate, un backup al datelor reprezintă singura soluție care poate garanta protejarea tuturor documentelor.

Pentru a asigura integritatea documentelor

Un backup al datelor poate avea și rolul de a păstra în siguranță anumite date extrem de valoroase, într-un mediu sigur, dedicat acestui scop. Anumite documente istorice, care nu mai pot fi reconstituite, date cu caracter personal ale angajaților, care trebuie stocate în siguranță sau informații confidențiale primite de la terți, care nu trebuie accesate de persoane neautorizate sunt doar câteva exemple de date a căror integritate poate fi asigurată printr-un backup.De asemenea, realizarea unui backup pe un server sau pe un alt mediu de stocare se poate dovedi de un real ajutor și dacă îți dorești să realizezi o arhivă, în care să păstrezi date generate pe parcursul a mai mulți ani, fără a-ți face griji că acestea ar putea fi compromise în vreun fel sau că spațiul de stocare va fi insuficient.

Unde pot fi stocate informațiile, în urma unui backup

Cu toate că marile companii folosesc medii dedicate de stocare pentru a-și ține datele în siguranță, aceasta nu este singura modalitate de a face un backup al datelor. În esență, orice dispozitiv care dispune de o tehnologie de stocare a datelor poate fi utilizat ca soluție de backup. Iată care sunt opțiunile de stocare a datelor la care poți apela:

 Dispozitive uzuale, folosite zilnic

 Prima categorie de dispozitive pe care se poate realiza un backup al datelor este reprezentată de cele folosite cu regularitate în cadrul activităților zilnice, precum PC-ul, laptopul, tableta sau chiar telefonul. Cu toate că aceste dispozitive nu au o capacitate de stocare foarte mare, iar accesarea datelor păstrate pe ele nu este foarte rapidă, ele reprezintă cea mai ieftină metodă de a face un backup. Această soluție este recomandată pentru arhivarea de documente generale, care nu conțin informații confidențiale și a căror lipsă nu ar genera o situație de criză în organizație.

 Cloud sau servicii de hosting

 În cazul în care îți dorești ca datele organizației să fie stocate într-un mediu dedicat, care să ofere siguranță și accesarea rapidă a acestora, poți folosi un serviciu cloud sau unul de hosting. Aceste servicii contra cost sunt furnizate de companii specializate, care îți vor stoca toate datele, în servere dedicate. Marile avantaje ale acestei metode de backup sunt reprezentate de siguranța pe care o oferă și de accesibilitatea sporită, întrucât permit descărcarea datelor de la distanță, iar serverele sunt funcționale non stop, cu excepția perioadelor în care se întreprind operațiuni de mentenanță, despre care vei fi, însă, notificat în prealabil.

Dezavantajul unui serviciu cloud sau de stocare este reprezentat de plata recurentă pe care o presupune, care va crește în funcție de cantitatea de informație pe care o vrei stocată. Astfel, pentru o organizație care trebuie să stocheze o cantitate mare de date, un serviciu cloud nu reprezintă o soluție avantajoasă pe termen lung.

Servere sau sisteme de stocare proprii

Această metodă de stocare era preferată, în trecut, de marile companii, cu un volum ridicat de date ce trebuiau depozitate, însă, în prezent, este tot mai populară și în rândul organizațiilor medii sau mici. Deși presupune un cost inițial de achiziție, deținerea unui server sau a unui sistem de stocare, precum un Network Attached Storage, îți va asigura un control total asupra datelor, îți va permite o configurare personalizată, astfel încât să-ți creezi propriile proceduri de realizare a unui backup, de acces la date sau ștergere automată a acestora după o anumită perioadă și îți oferă mai multe posibilități de utilizare, precum folosirea sa pentru găzduirea site-urilor web ale companiei sau pentru găzduire sau stocare, contra cost, a site-urilor și datelor unor terți. În ciuda costului de achiziție, un server administrat corespunzător se poate dovedi chiar o investiție profitabilă.

Cum să faci un backup

După cum spuneam, un backup reprezintă o copie a tuturor fișierelor din compania ta, într-un mediu de stocare dedicat acestui scop. Totuși, pentru a înțelege cu exactitate cum se face un backup și pentru a stoca datele într-un mod care îți răspunde nevoilor și preferințelor, este necesar să ții cont de două aspecte importante, pe care le vom dezbate în continuare:

Tipul de backup dorit

 Cu toate că scopul final al unui backup este, întotdeauna, acela de a genera o copie de siguranță a tuturor fișierelor, modalitatea în care această copie se realizează diferă. Iată care sunt principalele tipuri de backup pe care le poți face:

Backup-ul complet

După cum îi spune și numele, backup-ul complet reprezintă metoda prin care se va realiza o copie de siguranță a tuturor datelor dintr-o companie. Se folosește, de regulă, atunci când se realizează prima copie de siguranță.

Backup-ul incremental

Pentru că realizarea unui backup complet de fiecare dată când se generează noi fișiere ar consuma foarte multe resurse hardware, a fost dezvoltat backup-ul incremental. Această modalitate de backup presupune doar copierea datelor ce au fost generate sau modificate recent și adăugarea lor la arhiva deja existentă.

Backup-ul diferențial

Acest tip de backup este similar cu cel incremental cu diferența că, în cazul său, vor fi copiate toate fișierele generate după ce a fost realizat backup-ul complet. Cu toate că această metodă poate utiliza mai multe resurse ale dispozitivului de stocare, permite recuperarea rapidă a datelor pierdute, în cazul unei urgențe.

Unde va fi stocat backup-ul 

 După cum spuneam, un backup poate fi realizat pe orice dispozitiv care dispune de o tehnologie de stocare a datelor, iar alegerea depinde de volumul pe care copia ta de siguranță îl va avea, de suma de bani pe care poți să o aloci acestei proceduri și de cât de rapidă îți dorești să fie recuperarea datelor.

Cat de des trebuie să faci backup

Cu toate că nu există o perioadă standard la care trebuie să realizezi o copie de siguranță a fișierelor tale, este necesar să-ți stabilești un termen de backup pentru fiecare categorie de date. Iată care sunt principalele categorii și cât de des este recomandat să faci câte o copie de siguranță pentru fiecare dintre acestea:

În fiecare zi

Datele cărora le trebuie făcută zilnic o copie de siguranță sunt acele date importante, a căror pierdere este inacceptabilă. Printre acestea amintim: fișierele de e-mail, sistemul de telefonie, sistemul de gestionare a clienților sau setările de rețea. În cazul în care consideri că există și alte date importante, pe care nu îți permiți să le pierzi, este recomandat să le incluzi și pe acelea în backup-ul zilnic.

Săptămânal

Sunt acele date importante pentru companie, însă care consumă resurse multe și ar presupune un efort de timp prea mare pentru a le fi făcut backup zilnic. În această categorie intră datele asociate website-urilor și fișierele generale, precum cele media.

La două săptămâni

Fișierelor importante, însă care sunt modificate periodic, le trebuie făcută o copie de siguranță la aproximativ 2 săptămâni. Din această categorie fac parte datele legate de salarizare și de finanțe ale companiei.  

Cum intreții corect un backup de date

Realizarea unui backup al fișierelor tale este o măsură care îți va asigura accesul la acestea, în cazul în care cele de pe dispozitivul principal vor fi compromise. Totuși, pentru a avea certitudinea că ai acces la datele salvate, în cazul unui eveniment neprevăzut, este necesar să aplici o serie de măsuri prin care să întreții datele care au backup. Iată care sunt acestea:

• Asigură-te că backup-ul tău a fost realizat într-un mod corect și că este funcțional. Controlează periodic arhiva și verifică dacă fișierele sunt utilizabile;

• Verifică datele backup-ului, pentru a te asigura că arhiva este completă. În cazul în care sesizezi lipsa mai multor fișiere, îți recomandăm să faci un backup complet, cât mai curând posibil;

• Verifică dacă mediul de stocare este unul pe care te poți baza. Asigură-te că dispozitivele pe care ai stocat copia de siguranță funcționează în parametri optimi și informează-te cu privire la calitatea serviciului de backup pe care l-ai ales.

Realizarea unui backup al tuturor fișierelor generate în compania ta te va proteja de eventualele pierderi de date și îți va permite să te ocupi, liniștit, de activitățile zilnice, știind că toate fișierele importante sunt securizate. Alege metoda potrivită pentru tine, prin care să realizezi backup-ul, și ține-ți afacerea în siguranță!

Sursa Foto: Shutterstock